Warum der Ablauf über den Abend entscheidet
Nach über 100 Feiern kann ich sagen: Ob eine Tanzfläche voll wird, entscheidet sich selten um Mitternacht. Es entscheidet sich in der Planung, wenn Essen, Reden und Programmpunkte so liegen, dass der Abend Schwung aufnehmen kann, statt ihn dreimal zu verlieren.
Das Gute daran: Ihr müsst dafür kein Profi sein. Ihr müsst nur ein paar Stellen kennen, an denen ein Zeitplan typischerweise kippt. Genau die stehen hier.
Der Nachmittag, bevor die Party beginnt
Viele Zeitpläne beginnen erst beim Abendessen. Dabei entscheidet sich schon vorher, wie entspannt der Rest wird.
Freie Trauung
Für Trauung und Sektempfang bringe ich eine separate, dezente Anlage von Bose mit. Die steht getrennt von der Abendtechnik, meist draußen oder im Trauungsraum, und ist so leise aufgebaut, dass sie niemandem im Weg steht. Wichtig für euren Zeitplan: Zwischen Trauung und Sektempfang sollte keine Lücke entstehen, in der niemand weiß, wohin. Musik überbrückt das zuverlässig, aber sie kann keinen fehlenden Plan ersetzen.
Sektempfang
Hier wird geredet, nicht getanzt. Die Musik läuft im Hintergrund und darf auf keinen Fall gegen die Gespräche arbeiten. Plant für den Sektempfang lieber etwas mehr Zeit ein als zu wenig. Gruppenfotos dauern immer länger, als alle denken.
Aufbau und Technik-Check
Ich bin rund zwei Stunden vor Eintreffen der Gäste da und baue auf, während der Raum noch leer ist. Der Technik-Check läuft komplett durch, bevor der erste Gast kommt. Ihr sollt von diesem Teil nichts mitbekommen, und niemand soll durch Kabel steigen, während er nach seinem Platz sucht.
Ein bewährter Ablauf für den Abend
Kein Gesetz, aber ein Gerüst, das sich in der Praxis bewährt hat:
- 15:00 Uhr, Sektempfang: dezente Musik im Hintergrund, draußen über eine eigene kleine Anlage. Hier wird geredet, nicht getanzt.
- 18:00 Uhr, Abendessen: ruhige Musik, leise genug für Gespräche am Tisch.
- Reden zwischen den Gängen: besser zwei kurze Blöcke als ein langer. Ich stelle das Funkmikrofon und blende die Musik sauber ein und aus.
- Gegen 21:00 Uhr, Eröffnungstanz: der Moment, an dem der Abend kippt, im besten Sinn. Direkt danach halte ich die Tanzfläche offen, nicht erst eine halbe Stunde später.
- 22:30 Uhr, Torte oder Mitternachtssnack: wenn beides geplant ist, lieber zusammenlegen. Jede Unterbrechung leert die Tanzfläche, und jede muss neu gefüllt werden.
- Danach: durchfeiern. Ab jetzt gehören Programmpunkte auf die Streichliste.
Wollt ihr das für euren Abend durchrechnen? Im Zeitplan-Planer tragt ihr Trauung, Essen und Sperrzeit ein und bekommt euren Ablauf mit meinen Hinweisen dazu.
Buffet oder Menü, und warum das den Abend verschiebt
Ein Menü mit drei Gängen und Service dauert erfahrungsgemäß deutlich länger als ein Buffet. Das ist keine Kritik am Menü, es ist nur eine Zahl, die in eurem Zeitplan stehen muss. Wenn ihr ein Menü plant und den Eröffnungstanz auf 21:00 Uhr legt, kalkuliert lieber einen Puffer ein. Ein Abend, der eine halbe Stunde später startet, ist kein Problem. Ein Eröffnungstanz, der beginnt, während die Hälfte der Gäste noch am Dessert sitzt, schon.
Beim Buffet lohnt es sich, die Tische gestaffelt aufzurufen. Das übernehme ich auf Wunsch über das Mikrofon, dann steht nicht die ganze Gesellschaft gleichzeitig in einer Schlange.
Das Licht und die Uhrzeit
Ein Punkt, den fast niemand auf dem Zettel hat: Im Juni ist es um 21:00 Uhr noch hell. Ein Eröffnungstanz in vollem Tageslicht sieht anders aus als einer im Ambientelicht, und die Tanzfläche füllt sich in einem hellen Raum spürbar zögerlicher. Wenn ihr im Hochsommer heiratet, ist es einen Gedanken wert, den Tanz etwas später zu legen oder für abdunkelbare Räume zu sorgen. Im Oktober habt ihr das Problem nicht.
Die drei häufigsten Ablauf-Fehler
Zu viele Programmpunkte nach dem Eröffnungstanz
Spiele, Diashows und Überraschungen sind schön, aber jede Unterbrechung nach 22 Uhr kostet die Tanzfläche zehn bis zwanzig Minuten Anlauf. Was wichtig ist, gehört vor den Eröffnungstanz.
Das gilt auch für Überraschungen, von denen ihr nichts wisst. Bittet eure Trauzeugen, Programmpunkte vorher bei mir anzumelden. Nicht, um sie zu verhindern, sondern damit ich sie an eine Stelle legen kann, an der sie nicht gegen den Abend arbeiten.
Reden ohne Zeitrahmen
Fünf Minuten sind eine gute Rede, fünfundzwanzig sind ein Risiko. Es hilft, wenn ein Trauzeuge die Redner einsammelt und grob taktet. Ich gebe dem Team vorher Bescheid, wann welcher Block passt.
Der Abend endet, weil niemand das Ende geplant hat
Ein letzter Song, bewusst gewählt, ist ein besserer Schluss als eine Tanzfläche, die langsam ausdünnt. Sagt mir vorher, welcher es sein soll.
Zwei Dinge, die eure Location vorher klären sollte
- Die Sperrzeit. Manche Häuser müssen um 24:00 Uhr die Fenster schließen, andere um 2:00 Uhr die Musik beenden. Das entscheidet, wie ihr den letzten Teil des Abends plant, und es lässt sich am Abend nicht mehr verhandeln.
- Nebel und Funken. Beides ist nicht überall erlaubt, oft wegen der Rauchmelder. Fragt vorher, dann müsst ihr euch nicht kurzfristig umentscheiden.
Was ich vorher von euch brauche
Viel ist es nicht, und wir gehen es gemeinsam im Vorgespräch durch:
- Euren groben Zeitplan, so wie er heute steht. Er darf sich noch ändern.
- Eure Wunschliste und, mindestens genauso wichtig, eure Tabu-Liste.
- Den Song für den Eröffnungstanz und den für das Ende.
- Einen Ansprechpartner für den Abend, meistens ein Trauzeuge. Damit ich bei einer spontanen Änderung nicht euch suchen muss.
Standesamt am Vormittag oder freie Trauung am Nachmittag
Diese Entscheidung verändert den ganzen Tagesrhythmus, und viele merken das erst beim Aufstellen des Zeitplans.
Heiratet ihr vormittags standesamtlich, habt ihr danach oft eine lange Lücke bis zum Abendessen. Die ist nicht schlimm, sie will nur gefüllt werden, meist mit Fotos, Kaffee und Kuchen. Der Nachteil: Der Tag ist lang, und wer um zehn Uhr morgens anfängt, hat um Mitternacht bereits vierzehn Stunden hinter sich. Das merkt man auf der Tanzfläche.
Eine freie Trauung am Nachmittag zieht den Tag zusammen. Trauung, Sektempfang und Essen gehen ineinander über, und der Abend beginnt, wenn alle noch frisch sind. Dafür wird der Nachmittag dichter, und es gibt weniger Puffer, wenn sich etwas verschiebt.
Beides funktioniert. Ihr solltet nur wissen, welche der beiden Varianten ihr plant, bevor ihr die Uhrzeit für den Eröffnungstanz festlegt.
Der Eröffnungstanz und die Minuten danach
Der Tanz selbst dauert meistens zwischen zwei und vier Minuten, und ob ihr ihn einstudiert habt oder nicht, spielt für den Abend kaum eine Rolle. Entscheidend sind die Minuten danach.
Was gut funktioniert: nach eurem Tanz die Eltern und Trauzeugen dazuholen, danach direkt öffnen für alle. Wenn ihr wollt, kündige ich das an. So entsteht kein Moment, in dem die Tanzfläche leer ist und alle unsicher schauen, ob sie jetzt dürfen.
Was seltener funktioniert: nach dem Tanz erst noch Fotos machen, dann das Buffet für den Nachtisch öffnen und danach wieder zur Musik zurückkommen. Der Schwung ist dann weg, und ich brauche eine Weile, um ihn zurückzuholen.
Kinder, und wann sie den Abend verändern
Wenn viele Kinder da sind, verschiebt sich der Abend meist nach vorn. Zwischen 20 und 21 Uhr werden die Kleinen müde, und mit ihnen verschwindet oft ein Teil der Eltern für eine Weile. Das ist völlig normal und kein Problem, solange ihr es einplant.
Was hilft: ein Eröffnungstanz, der nicht zu spät liegt. Wer den Tanz auf 22:30 Uhr legt und viele junge Familien eingeladen hat, feiert ihn vor einem kleineren Publikum als gedacht.
Was ich als DJ dazu beitrage
Im Vorgespräch gehen wir euren Zeitplan gemeinsam durch, mit ehrlichem Feedback, wenn irgendwo eine Falle liegt. Am Abend takte ich die Übergänge, sage Programmpunkte an und ziehe die Musik durch die Phasen, vom Dinner-Jazz bis zum letzten Song. Und wenn sich der Plan verschiebt, was er fast immer tut, verschiebe ich mit, ohne dass ihr euch darum kümmern müsst.
Was das kostet und was in einem Angebot stehen sollte, habe ich unter Was kostet ein Hochzeits-DJ? aufgeschrieben. Mehr dazu, wie ich arbeite, auf der Seite für Hochzeiten in Augsburg.